Terug naar alle realisaties
DISTRIBUTEUR MEETINSTRUMENTEN

AI-gestuurde verwerking van orderbevestigingen

  • AI
  • Workflow
  • Productie

Bedrijven die bij veel leveranciers inkopen, krijgen orderbevestigingen in alle vormen en talen binnen. Elke bevestiging moet iemand naast de inkooporder leggen, en net de afwijkingen in prijs of aantal glippen er tussen het routinewerk door.

Binnen een AI Wingman-traject bouwde Ballistix.digital voor een distributeur van technische instrumenten een oplossing die orderbevestigingen uit de mailbox uitleest en vergelijkt met de inkooporders in Exact Online. Wat veilig is, gaat automatisch. Afwijkingen en twijfelgevallen komen op een beoordelingspagina, met per waarde de bron op de PDF en hoe zeker het systeem ervan is.

Challenge

Onze klant verdeelt technische instrumenten en koopt in bij een brede waaier aan binnen- en buitenlandse leveranciers. Leveranciers sturen hun orderbevestigingen (OB’s) als PDF naar verschillende mailboxen. Het werk erachter is niet moeilijk, maar wel tijdrovend. De afwijkingen zijn veel werk, en raken verloren tussen het routinewerk. 

Een paar dingen maakten het lastig:

  • Eigen document voor elke leverancier. Vijf talen, even veel layouts en soms een scan.
  • Handmatig werk naast Exact Online. Elke orderbevestiging moest iemand naast de inkooporder leggen en overtypen.
  • Afwijkingen vallen niet op. Een prijsstijging of een omgewisseld aantal glipt makkelijk door.
  • Exact heeft zijn eigen logica. Bestelnummers in de omschrijving, prijzen op netto en datums per lijn.
  • Geen stille beslissingen. Het systeem moet weten wanneer het zeker is, en anders een mens laten beslissen.

Oplossing

We bouwden een pijplijn die de orderbevestigingen uit de mailboxen haalt, uitleest en vergelijkt met de inkooporder in Exact Online. Eén principe stond van bij de start vast: automatisch waar het veilig is, een mens waar het telt, en twijfel nooit stil laten passeren. Daarom krijgt elke orderbevestiging één van drie routes: automatisch, afwijking of twijfel.

Wat de oplossing doet

  • Orderbevestigingen ophalen uit de mailboxen, waarbij een voorfilter eerst nagaat welke mails echt een orderbevestiging bevatten
  • Elke PDF uitlezen zoals een mens dat doet, ook bij afwijkende layouts en scans, en de inhoud omzetten naar vaste velden
  • De bijhorende inkooporder in Exact Online opzoeken (alleen lezen) en vergelijken met gewone, controleerbare logica
  • Per waarde tonen waar ze op de PDF staat, wat Exact zegt en hoe zeker het systeem is, op basis van een tweede AI-model dat gekalibreerde zekerheden geeft
  • De artikelkaart in Exact lezen en acties voorstellen voor de kostprijs, de aankoopprijs en de verkoopprijs
  • Een beoordelingspagina waar de administratie bij elk voorstel kiest uit uitvoeren, fout, niet nu of nooit meer. Een bundelmail om 9u, 11u, 14u en 16u meldt wanneer er nieuwe zaken klaarstaan.

Het systeem maakt nooit zelf orders aan, het werkt alleen bestaande inkooporders bij. Elke knopdruk wordt bewaard. Wij gebruiken die beslissingen om de regels, de leveranciersprofielen en de drempels te verbeteren. De klant krijgt alleen de zaken te zien, niet de techniek erachter.

Aanpak

De samenwerking draaide rond drie keuzes die het eindresultaat bepalen.

Eerst testen op echte documenten. Voor er iets live ging, lieten we de pijplijn los op 19 echte orderbevestigingen, zonder één schrijfactie in Exact. We vergeleken twee varianten: één die alleen uitleest, en één met een tweede model dat de uitlezing controleert. Bij 14 van de 19 documenten kozen beide varianten dezelfde route. De gecontroleerde variant is voorzichtiger en stuurt liever één document te veel naar een mens.

Twee soorten AI, elk met een eigen rol. Het ene model leest het document, het andere controleert en leest zelf niets uit. De vergelijking met Exact gebeurt met gewone, controleerbare logica, zodat je elke beslissing kunt nagaan.

Starten in schaduwmodus. Het systeem doet voorstellen en de administratie beslist, maar er wordt nog niets naar Exact geschreven. Pas wanneer voorstellen en beslissingen een tijd consequent overeenkomen, gaan de leverdatum en het nummer van de orderbevestiging automatisch. Daarna volgt elk volgend actietype op dezelfde manier.

Jouw uitdaging aanpakken?

Echte afwijkingen gevonden in de eerste test

In de test op 19 echte orderbevestigingen kwamen wijzigingen van leveranciers boven die anders onopgemerkt waren gebleven: een bevestigde nettoprijs die € 30 hoger lag dan op de inkooporder, een prijsstijging van ongeveer 3% op twee lijnen, en twee artikelen waarvan de aantallen omgewisseld waren. Het ging niet om leesfouten maar om echte wijzigingen.

Zeker waar het moet

Met één eenvoudige regel over het vaste formaat van het eigen bestelnummer verdubbelde de zekerheid naar gemiddeld 97%. Bij het koppelen van producten lag de zekerheid op minstens 95%.

Elke waarde terug te vinden

Bij elke waarde ziet de administratie de bron op de PDF, de waarde in Exact en hoe zeker het systeem is. Een beslissing nemen vraagt geen zoekwerk meer in het originele document.

Veilig van start

De oplossing draait in schaduwmodus. De administratie beoordeelt de voorstellen op de beoordelingspagina, en elke beslissing maakt het systeem scherper. Bij consequent success, automatiseert het syteem verder.

Meer realisaties

Overzicht realisaties
Danny Vervoort GCV

Onzorgend complianceplatform voor verzekeringsmakelaars

Verzekeringsmakelaars werken onder een pak regelgeving. IDD, GDPR, anti-witwas en de duurzaamheidsrapportering onder SFDR raken elk aan een andere laag van een kantoor. Vanuit die uitdaging kwam Vandelanotte Risk met het idee voor een platform dat het volledige compliance-dossier samenbrengt in één omgeving. Ballistix.digital vertaalde dat idee naar een digitale oplossing met templatedocumenten, digitale ondertekening, opleidingsuren per medewerker en een eindrapport dat bij een controle kan worden voorgelegd.

Recent nieuws

Nieuwsoverzicht