Challenge
Peter, Compliance Business Consultant bij Vandelanotte Risk & Benefits, introduceerde Compass bij Danny Vervoort GCV, een onafhankelijk verzekeringskantoor en Nagelmackers-bankagent in Poederlee met zes medewerkers. Zoals veel familiale kantoren in de sector volgde het zijn compliance op papier, met externe begeleiding. Werkbaar, maar niet toekomstbestendig: met een pensioen in zicht en een adviseur die stilaan afbouwt, zocht het kantoor een werking die blijft staan wanneer mensen wisselen.
FDK groeide sneller dan het proces aankon. Een paar dingen liepen daardoor vast:
- Vier regelgevende kaders tegelijk. Compass raakt aan de IDD-wetgeving en haar richtlijnen, de anti-witwaswetgeving, GDPR en de duurzaamheidsrapportering onder SFDR. Die kaders bepalen tot in detail hoe de software zich hoort te gedragen en hoe een kantoor dagelijks moet werken.
- Kennis en documenten blijven vaak verspreid. De compliance-werking is in veel kantoren afhankelijk van bepaalde personen of een externe adviseur. Documenten zitten verspreid over papieren mappen, Excel-bestanden en losse programma's. Vallen de juiste mensen weg of groeit het dossier, dan valt de werking stil.
- Elk document moet verantwoord kunnen worden. Bij een controle is het niet genoeg dat een document bestaat. Een kantoor moet kunnen uitleggen waarom het er is en hoe het past bij hun eigen werkwijze.
- De rolstructuur bepaalt wat het systeem moet doen. Elke medewerker heeft een rol: verantwoordelijke voor distributie, medewerker in klantencontact, AML-verantwoordelijke. En elke rol brengt eigen verplichtingen rond opleidingen, attesten en ondertekening met zich mee. Het platform moet daar automatisch mee omgaan.
- Compliance-logica laat zich niet vooraf uitschrijven. Een regel in de wet is iets anders dan diezelfde regel in een knop. De details worden pas scherp op het moment dat je ze in software vertaalt. Dat vraagt een werkwijze waarin de domeinexpert tijdens het hele ontwerp aan tafel zit.
