In samenwerking met het Stedelijk Onderwijs Antwerpen (AGSO) en Digipolis Antwerpen, ontwikkelde Ballistix.digital het Intelligent Assisted Planning Platform, dat nu in de prijzen valt op de FeWeb Awards. Deze awards worden uitgewerkt door FeWeb, de federatie voor webbedrijven. De jury loofde de strategie, waardecreatie, gebruiksvoordeel en innovatieve karakter van het project.

De applicatie heeft een grote impact op de manier waarop meer dan 6500 leerkrachten en ondersteunend personeel worden ingepland.Steven Ceuppens, projectleider binnen het Stedelijk Onderwijs Antwerpen, beaamt dat: "Het Intelligent Assisted Planning Platform heeft de capaciteitsplanning voor schooldirecties sneller, efficiënter en haast foutloos gemaakt. Het heeft de ambitie het het complex kluwen van personeelsplanning te automatiseren door de grenzen van de lokale scholen te overstijgen en houdt overzicht van vakantiestelsels, onderwijsbrede regelgeving en de beschikbare middelen."

Het project werd meegefinancierd door het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten (PIO). Met het PIO creëert de Vlaamse Regering extra mogelijkheden om samen met ondernemingen de werking van de Vlaamse publieke sector te vernieuwen en innovatieve antwoorden te bieden op tal van maatschappelijke uitdagingen.

Een uitdaging van Vlaams kaliber

Dagelijks ondersteunt het Stedelijk Onderwijs Antwerpen bijna 55.000 studenten in hun ontwikkeling van kennis en sociale vaardigheden. Een uitdaging voor meer dan 6.500 docenten en ondersteunend personeel.Deze werknemers worden jaarlijks ingepland op basis van de door Vlaanderen ter beschikking gestelde middelen en uren. Tot voor kort beheerden de schooldirecties deze vanuit hun eigen planningskamers en spreadsheets bij gebrek aan een centraal platform. Dat leidde vaak tot leerkrachtentekorten, dubbele roosters en complexe rapportering. Het Intelligent Assisted Planning Platform, ontwikkeld door Ballistix.digital in nauwe samenwerking met Digipolis, heeft deze problemen aangepakt door de planning van de gehele scholenkoepel te centraliseren in één op maat gemaakte applicatie.

Een unieke aanpak

Dit digitale project is van een ongezien kaliber, waarin een groot aantal scholen voor het eerst samenwerkt op één platform. De aanpak van Ballistix.digital begon met een focus op design en gebruiksvriendelijkheid, geïnspireerd door uitgebreide workshops met alle stakeholders. ​​​​Na grondige tests en feedback van verschillende schooldirecties werd de interface aangepast voordat het platform werd gecodeerd en geïmplementeerd. Na twee jaar van testen en optimaliseren, is de gehele scholenkoepel sinds dit schooljaar (2023-2024) volledig operationeel met het Intelligent Assisted Planning Platform.

Resultaten die spreken

De resultaten van het platform zijn indrukwekkend:

• Snellere en efficiëntere planning van leerkrachten.
• Eliminatie van planningsfouten dankzij automatisering.
• Automatische dataverwerking en rapportage naar Wis@d.

Met deze planningstool kunnen scholen zich nu richten op zaken die er echt toe doen en worden de talenten van leerkrachten maximaal benut.

Bovendien kan met de gegevens die nu worden verzameld door het platform, artificiële intelligentie in de toekomst een rol spelen in de verdere ondersteuning van het planningsproces.