Vandaag de dag is rapportage voor veel organisaties nog steeds een handmatige en tijdrovende taak, waarbij informatie uit verschillende databronnen (en/of spreadsheets) samengebracht moet worden op één plaats (of spreadsheet). 

Tijd dus om te evolueren naar een geautomatiseerd proces dat steunt op geavanceerde software-infrastructuur. Het doel van deze evolutie is duidelijk: organisaties moeten sneller toegang krijgen tot betrouwbare gegevens en analyses om weloverwogen beslissingen te nemen. In deze context is rapportering eerder een hulpmiddel dan een doel op zich.

Rapportering als gevolg van effectief werk

Rapporten en analyses moeten voortkomen uit effectieve activiteiten en processen. Met andere woorden, als je organisatie haar werk op een correcte manier uitvoert, zou het genereren van rapporten een bijproduct moeten zijn. Dit idee wordt ondersteund door het feit dat moderne software-infrastructuur steeds meer in staat is om gegevens automatisch te verzamelen, analyseren en rapporteren.

Voorbeeld uit de praktijk

Een goed voorbeeld is de werking van onze Vlaamse digibanken. Hier maken medewerkers gebruik van registratietools voor cursussen en cursisten. Dankzij een doordachte software-infrastructuur kan het systeem automatisch rapporten genereren, geëxporteerd in het formaat dat de Vlaamse Overheid vraagt (rapport in .xlsx). 

Dit betekent dat medewerkers niet langer kostbare tijd hoeven te besteden aan handmatige rapportageprocessen. In plaats daarvan kunnen ze zich richten op hun kernwerkzaamheden, terwijl de rapportage een natuurlijk gevolg is van hun inspanningen.

Rapportering is een waardevol instrument en soms een noodzakelijk kwaad, maar het zou dus nooit een doel op zich mogen zijn. Je rapporten moeten voortkomen uit effectieve werkprocessen en geautomatiseerde systemen moeten worden ingezet om deze rapporten efficiënt te genereren. Op deze manier kan je als organisaties je middelen optimaal benutten en je concentreren op het leveren van waarde aan klanten en stakeholders.